Не работа, а праздник какой-то: автоматизация процессов event-агентства

В сфере искусственного интеллекта произошло заметное событие. 1forma 8 минут назад Не работа, а праздник какой-то: автоматизация процессов event-агентства 3 мин 407 Блог компании Первая Форма 1С * CRM-системы * Софт Управление продажами * Кейс За каждым мероприятием стоит не только креативная идея, но и длительная подготовка: брифы, сметы, подрядчики, подписание документов и контроль оплат. В федеральном event-агентстве работу вели в разных программах, поэтому часть времени уходила не на подготовку проектов, а на ручные операции и сверку данных. Рассказываем, как собрали единый цифровой контур для всех подразделений агентства.

Что мешало масштабироваться и создавало риски для бизнесаРиск потерять заявку или ответить с опозданием. Клиенты писали на разные корпоративные адреса или отправляли заявку через форму на сайте. Менеджеры сами проверяли входящие, распределяли запросы и следили, чтобы никто не остался без ответа.

Технические детали

Преобладание ручных операций. Чтобы подготовить расчёт под запрос и бюджет клиента, менеджеру нужно было взять данные по подрядчикам из 1С, учесть их формат работы, налоговые ставки и комиссии, а затем собрать расчёт в таблице по формулам. Если менялся бриф или состав подрядчиков, смету приходилось пересчитывать и перепроверять.

После согласования заказа менеджер переносил реквизиты контрагента, проверял данные и собирал договор или допсоглашение под конкретный проект. На это уходило несколько часов. Непрозрачность статусов проектов.

Каждая промоакция или мероприятие велись как отдельный проект с фиксированными сроками, бюджетом и KPI. Под каждый проект создавали отдельную таблицу, а обсуждения вели в мессенджерах. Фрагментированность данных и подготовка отчётности вручную.

Отраслевые последствия

На счёт агентства поступали крупные суммы, часть из которых — транзитные деньги, которые идут на оплату подрядчиков. Чтобы понять реальную прибыль, требовался отчёт PnL (Profit and Loss). Бухгалтеры вручную сводили данные, поэтому руководство получало информацию с задержкой.

Техническая реализацияТребовалась система, охватывающая весь цикл работы. CRM стала не только местом для работы с клиентами, а единым информационным контуром для продаж, продакшн и финансов. Когда на любую из корпоративных почт приходит письмо, CRM парсит его: извлекает отправителя, тему и текст письма, создаёт карточку заявки и заполняет её первичными данными.

Интеграция с почтой по APIСледующий объект в процессе — бриф. Что ускорить согласование брифа, система маршрутизирует его к креативному директору и руководителю продакшна, а также контролирует сроки ответа. Оба специалиста видят бриф и дают оценку прямо в системе, без пересылки файлов и отдельных обсуждений в почте.

Этот прогресс даёт важные сигналы о будущем отрасли, и технологический мир внимательно наблюдает.